Los 16 gastos deducibles del autónomo más habituales

Convertirse en un autónomo es un paso muy importante para cualquier emprendedor que quiere disfrutar de una vida laboral con mayor libertad y adecuada a sus necesidades. Sin embargo, esto lleva impresa una importante carga de responsabilidad. No solo debes hacer bien tu trabajo, sino también saber gestionar tu economía con total transparencia.

Una de las piezas fundamentales son los gastos deducibles. Pero no todos son tomados como gastos que se puedan deducir. Conocer qué son y cuáles se consideran como tal es fundamental para disfrutar de una economía saneada, acorde con la normativa, y ayudándote a beneficiarte de todas las deducciones que originan tus gastos. No en vano, y según los expertos, no conocer cuáles son los gastos que puedes deducir puede suponer, al año, pagar hasta 4 mil euros más de impuestos que no te corresponden.

Dicho de una forma sencilla y sin entrar en explicaciones fiscales o retóricas económicas, conocemos como gasto deducible todo aquel que resulta fundamental para el desarrollo de tu actividad empresarial/profesional. Estos gastos son presentados a Hacienda, junto al montante de tus ingresos, para que los tengan en cuenta y valoren si, realmente, son indispensables, o no, para tu trabajo. Por eso es tan importante conocer cuáles son, con el fin de beneficiarte de ello en tu declaración de IVA o de la Renta.

El no presentar tus gastos de forma correcta puede traerte graves problemas con la Agencia Tributaria, llegando a imponerte una sanción que pueden suponer un importante contratiempo para tu economía. Pero también no presentarlos u olvidarlos te llevará a no poder beneficiarte de las ventajas que ello te ofrece, pagando más impuestos de lo que te corresponde. Una buena opción es siempre consultar con los profesionales que podrás encontrar en una gestoría online especializada en autónomos.

Una vez ya sabemos lo que es un gasto deducible, al menos en la teoría, y que debe estar ligado al desarrollo de nuestra profesión, vamos a descubrir cuales son esos gastos de los que podemos aprovecharnos para pagar menos en nuestros impuestos.

En muchas ocasiones es necesario alquilar un local o una oficina para poder desarrollar nuestra actividad laboral. Por lo tanto, este gasto es siempre deducible, aunque debe cumplir ciertos requisitos para que sea factible. El primero, y fundamental, es que el contrato de alquiler esté a tu nombre. El siguiente es que hayas informado a Hacienda previamente. La deducción es total.

En el caso de que tu actividad la realices desde casa, sólo podrás deducir un porcentaje de la parte proporcional de la vivienda particular. 

Conocemos como gasto por suministro, todas aquellas facturas que provienen de el uso de la electricidad, el gas, la calefacción o el agua.

De igual modo que sucede con los gastos de alquiler, también dependerá si el trabajo lo realizas en un local alquilado o si lo haces desde casa. Si es de forma externa podrás deducirte el total de las facturas. Pero si es desde el propio hogar, Hacienda solo permite que deduzcamos un 30% del total siempre que se cumplan los requisitos establecidos. Es importante entender que si es una vivienda particular propia, es requisito que la vivienda se de de alta en el modelo censal como centro de trabajo, y cuando es de alquiler, la problemática es mayor, es necesario no solo darse de alta censalmente, sino que el propietario debe emitir factura con IVA y retención. También deben estar a tu nombre todas las facturas ya que, en caso contrario, no se tomarán como válidas.

Se trata de tres elementos en los que pueden existir variaciones según el contrato que tengamos con el arrendador. En la mayoría de los casos, tanto los gastos del IBI como la comunidad de propietarios los asume el dueño de la finca o local que has alquilado. Entre otras cosas, porque ambas facturas van a su nombre.

En el caso del impuesto por basuras, lo suele asumir el arrendatario, en este caso tú, ya que eres el que generas este gasto. Por tanto podrás deducirlo de tu IRPF, siempre y cuando te lo incluyan en la factura del propio alquiler en un concepto separado. Ten en cuenta que si estás en tu vivienda, al igual que en los casos anteriores, solo podrás deducir un porcentaje.

Tanto si utilizas teléfono fijo, móvil y haces uso de Internet, todos los gastos que generan son totalmente deducibles eso sí, con ciertas condiciones:

• Las  facturas deben estar a tu nombre y las líneas de teléfono e Internet corresponder a la actividad laboral, de forma específica.
• Si vas a trabajar desde casa, debes abrir líneas nuevas para el trabajo, ya que las de casa no te sirven como gasto deducible.

Cada actividad laboral requiere de unos materiales básicos para el desarrollo de su trabajo (material de oficina, consumibles…). Y en el caso de que estemos hablando de fabricación, también de unas materias primas con las que crear el producto. Es lo que se conoce como consumos de explotación.

Conocemos como bienes de inversión todo aquel bien material o inmaterial que vamos a utilizar durante un tiempo mayor de un año y no son materias primas o existencias, que adquirimos para el desarrollo de nuestro trabajo (ordenador, impresoras, mobiliario de oficina…) y tiene un valor, como mínimo de 3.000€.

Son gastos deducibles por IVA, eso sí, siempre tendrás que demostrar que los utilizas para el desarrollo de tu trabajo y no para actividades particulares. Sin embargo, los gastos de IRPF que derivan de ellos sólo podremos hacerlo poco a poco, lo que se conoce como amortización.

En todo caso, si el coste de adquisición es inferior a 3.000€, igualmente podremos aplicarnos las deducciones como inmovilizado tanto en el IRPF como en el IVA, pero no se consideran bienes de inversión.

Se supone que cuando compras un bien material o inmaterial (web, imagen corporativa, logos, marcas…) lo estás haciendo para que tenga una larga duración. De este modo, y según el tiempo y el uso, ese bien va perdiendo valor debido al desgaste. Es así como el gasto a deducir es un porcentaje variable del IRPF. Calcularlo correctamente es fundamental para evitar problemas con Hacienda.

Estar bien asesorados y llevar una contabilidad limpia y real es fundamental para el buen funcionamiento de tu negocio. No necesitas ser un experto contable ni un economista prodigioso para que tus cuentas estén al día y bien saneadas, mucho mejor si recurres a un buen profesional que te mantenga al día y bien asesorado.

Es así como los gastos que generan este tipo de ayuda son totalmente deducibles tanto si hablamos de una asesoría fiscal, legal o laboral; o si hemos elegido una gestoria online para autonomos.

La publicidad es fundamental cuando abres un negocio o quieres promocionar tu actividad, por eso es otro de los gastos que se pueden deducir en su totalidad.

En la actualidad, y gracias a Internet, las campañas de marketing pueden llegar a todo el mundo. Así que estos gastos también pueden producirse a través de contratos digitales. Sea cual sea el modo que elijas, esos gastos son perfectamente deducibles.

Mantener una cuenta bancaria siempre genera una serie de gastos que son totalmente deducibles en nuestra declaración. De igual modo también contempla las comisiones que se producen del uso de las tarjetas de crédito. Así como los intereses que producen los préstamos o créditos que tengamos para el servicio de nuestra actividad profesional o empresarial.

Todos los meses tienes un gasto fijo que es la cuota de autónomo. Debes saber que este gasto es deducible en su totalidad, también los gastos de los trabajadores que tengas contratados y los seguros sociales que pagues a la Tesorería General de la Seguridad Social.

Si para acudir a tu trabajo, realizar una visita a un cliente o tener una reunión laboral debes utilizar algún medio de transporte público, este gasto también es deducible. Sin embargo, nunca debes olvidar tus tickets o facturas. De igual modo sucede si debes viajar a otra ciudad en la que necesites otros medios de transporte como el tren o el avión, por ejemplo. Es fundamental saber que estos gastos van a tener un criterio muy objetivo en caso de revisión por la Agencia Tributaria y del inspector. Es importante disponer de los medios de prueba necesarios para defender que los gastos corresponden exclusivamente para tu actividad.

Este suele ser el gasto con el que Hacienda pone a funcionar su lupa extrema ya que es fácil confundir una comida de trabajo con una celebración familiar. Para que esto no suceda debes tener en cuenta algunos aspectos:

• Paga con una tarjeta de crédito que esté asociada a tu negocio.
• Pide una factura en la que figure tu nombre, si no es posible, conserva el ticket.
• Si estás en España no debes superar los 26,67 euros al día. Si estás en el extranjero la cantidad llega hasta 48,08 euros al día.

En cuanto a los alojamientos no hay un límite establecido, pero es interesante que se vea cierto equilibrio entre esos gastos y los ingresos de cada mes.

Para que un vehículo sea considerado como gasto totalmente deducible debe ser utilizado solamente para el trabajo, así podrás deducir el IRPF y el IVA. En el caso de que utilices tu propio vehículo solo el IVA a un 50% ya sea en combustible, parking, reparaciones o peajes.

Este apartado es muy controvertido y es esencial que lo gestione un asesor profesional para evitar problemas con la Agencia Tributaria. 

Son considerados gastos deducibles siempre que estén relacionados con tu actividad laboral. Los aceptados son los de responsabilidad civil, sanidad privada o seguro de vida. Eso sí, el límite está en 500 euros por cada uno de los miembros de la unidad familiar del autónomo. 

De igual modo que los gastos producidos por la ayuda de los asesores fiscales o contables, son deducibles, también podemos necesitar de otros profesionales que nos ayuden o completen nuestra actividad profesional/empresarial. Estamos hablando de abogados, notarios o auditores.

Tanto si eres un experto autónomo como si vas a iniciarte en el mundo de tu propia actividad laboral, no olvides tener en cuenta todo lo que te hemos contado. Y si quieres estar más tranquilo y seguro siempre puedes contar con la fiabilidad de los expertos.